校长办公室中学档案管理制度(二)

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校长办公室中学档案管理制度

七部分:档案库房的管理

、档案库房门窗牢固,及时关闭上锁。钥匙要专橱保管,不准随身携带。

、非本室工作人员不得擅入库房,因工作需要进入库房时,必须有本室人员陪同

、库房要配备好“六防”设施(防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光),库房内

严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。

、库房内橱具排列要整齐合理,要经常打扫和擦拭,保持室内清洁卫生。

、做好室内外温湿度记录,除湿、降温

八部分:文书的立卷归档

、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度,这是提高案卷质量的一个重要措施,文书立卷归档工作,是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏,直接影响到案卷的质量,文书人员必须认真做好。

、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

、各立卷单位必须指定专人(兼职)负责本科室的立卷工作,各科室领导要加强对立卷工作的领导,将其纳入本部门工作范围。

、凡本校在工作活动中形成的,具有保存价值的文件材料,均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料,均应及时交有关部门整理立卷,不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况,应补办齐全,保证文件材料准确、完整。

、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主,与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷,以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。

、文书立卷归档的具体要求:

().立卷前把本部门一内形成的全部文件材料统一收集整理,核对清楚,以保证归档的文件材料齐全、完整。

().立卷归档的文件材料,应保持它们之间的内在联系,区分保存价值,分类整理立卷。

().把文件按度分开,不同度的文件,不能混在一起立卷,度工作计划和下一形成的本度总结,放在本度文件内,长远规划放在所针对的开头一;连续几的工作总结放在所针对的最后一;跨度的文件归于结束的代。

().把文件按级别分开立卷,但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内,本校的文件材料在前,上、下级的文件材料在后;其余按上、下级文件分开立卷。

().按内容分开立卷,把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

().把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

().卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系,使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物,在右上角用铅笔编写号,如正反两面都有文字或图表的文件材料,两面都编号,反面编在左上角并填写好卷内目录。

().案卷标题要简明确切,正确地反映卷内文件主要内容,各立卷单位负责草拟所立案卷的标题,划定保管期限,由综合档案室统一填写。

().各立卷单位应按各类档案的具体要求每月月底向综合档案室移交。文书档案在下一的月底以前移交完毕,并履行移交手续。,

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