进出口贸易作业标准化手册范例(二)

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进出口贸易作业标准化手册范例()客户电报限当日回电,客户信件,除按经理指示期限外,限三日内回函。?

()接到客户电话,应将通话内容记入电话记录上(附表..),呈经理批阅,并依指示处理。电话记录一式两联,处理程序同电报、信件。处理完成后,一联依顺序归入电话记录档,二联按客户别归入客户档。?

.报价:?

()业务科接到客户询价之电报或信件,应立即按客户需求指派人员洽询厂商后,挑选产品item,呈经理核可后,打报价单(附表..),必要时修剪样品照片,贴于报价单上。?

()报价单一式两联,一联寄客户,二联存客户档。?

.订单确认:?

()业务科接到客户订单,即依订单内容,填成交卡(附表..)交专业人员,让厂商确认买价及交货期后,打sales confirmation(s/c)(附表..),s/c一式五联,一、二、现代语文寄客户,四联存业务科待办卷,五联存客户档,并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。?

.开立境内订单:?

() 业务科依据s/c及成交卡开立境内订货单(附表..)。?

() 订货单一式四联,一联交售方存查,二联存业务科待办卷,现代语文交专专业

人员,据以协调厂商填写生产及验货进度表,四联交售方签认后存厂商档,并将订购品名、数量厂价、交货期等,记入厂商档。?

()业务科依据s/c及订货单填写产品表。?

.生产督促及催开l/c:?

()业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促,填写实际生产进度,于每周业务会报时提出报告,必要时现场取样携回核验。?

()业务科依每笔s/c所订l/c开立日期,催开l/c。?

()收到客户开来之l/c,应立即核对交易内容是否相符,若与原来的s/c内容不符,应即要求客户修改l/c,或协调厂商修改订货单内容,修改订货单处理程序与开立境内订单相同。?

.出货:?

()出货前,业务科联络船公司确定船期,填写装船预计表,同时联络专业人员,确定装柜日期及地点,通知拖车公司将货柜拖到指定地点,以备装柜。?

()装船预计表一式现代语文,一联交报关行签shipping order(s/o),二联业务科存查,现代语文交专业人员据以验货。?

()装柜完成后,专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式,由业务科通知报关行修改,并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司,汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。?

.押汇(出货通知):?

()结关后三日内,业务科自报关行取得提单及押汇文件,经与l/c条款核对相符,呈经理签名后送银行办理押汇,并随时追踪押汇程序,确定银行已经拨款后,通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(cbc)六联交会计,影本存待办卷。?

()每笔货品出口后,业务科依出口内容,套打出货通知单(shipping advice letter),一式现代语文,一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户,二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c,cbc六联,装船预计表二联)存入出货文件档,现代语文(副本)存入客户档。?

()业务科依据实际出口内容,分别填入客户档、产品档及厂商档。?

.?付款:?

()每笔货品出口后,业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表现代语文,核对无误后送会计。?

()会计复核业务科转来的付款凭证,确定该笔出口已经押汇入帐后,即开立付款传票,呈经理核示后,开立结关后天之支票支付货款,并于所有付款凭证上加盖"付讫"戳记。

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