公司文控中心管理办法(三)

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公司文控中心管理办法
.发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。
.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训,负责指导他们的工作。
.做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。
三章文件材料的管理工作
六、文件资料材料的收集:
.建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存XX、、等);注明文件的版本号。
.对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;
.及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理:
.区分全宗,确定立档单位。
.分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。
.大类分为:制度/规定:s;文件:f;资料:d;档案:a;合同:b。
.部门拼音缩写:物控:wk;生管:sg;仓储:cc;品管:pg;研发:yf;技术:js;客服:kf;采购:cg;生产:sh;市场:sc;销售:xs;设备:sb;财务:cw;oem:wb;后总:hz;总经办:zj;人力资源:rl;制造中心:zz;营销中心:yx;研发技术中心:yj;财务中心:cw;广州分公司:gz;上海分公司:sh;北京分公司:bj;香港分公司:xg;信念公司:xn。
.保密用y表示,非密级则用n表示。
.密级:绝密:as;机密:cs;秘密:ps;无:op
编码原则:编码为十二位数,□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(份)□□□□(流水号)。如总经办~某份制度编码为:szjnop。
.归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。
.案卷排列:立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录。
.整理案卷,使之厚度适宜,控制在cm至cm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题。
.对所有公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录(卡片),按一定次序排列和存放。
.每对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。
.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计,并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期(每月两次,分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。,

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